Przepis na udany event

Przepis na udany event

Zorganizowanie w pełni udanego eventu to spore wyzwanie, wymagające dużej odpowiedzialności, kreatywności, cierpliwości i samodyscypliny, a także umiejętności zarządzania ludźmi oraz reagowania na niespodziewane, niekiedy wręcz kryzysowe sytuacje.

Przygotowywanie najróżniejszych wydarzeń i spotkań często wiąże się z ogromnym stresem, dlatego tak bardzo ważne jest wcześniejsze ustalenie priorytetów. Oczywiście, to nie jedyne obowiązki, z którymi trzeba się zmierzyć, podejmując się roli organizatora. Na co zatem należy zwrócić uwagę, o co warto zadbać i czego nie można pominąć? Na te pytania postaramy się dziś odpowiedzieć.

Po pierwsze: pomysł i scenariusz

Skrupulatnie przygotowany koncept jest tu fundamentem. Kiedy event będzie szczegółowo rozpisany, a także podzielony na właściwie rozłożone w czasie etapy, łatwiej będzie prawidłowo wykonać całość, unikając przy tym niepotrzebnego stresu. Pozwoli to również dobrać właściwe osoby, którym wydane zostaną konkretne, jasne polecenia. Pamiętać trzeba bowiem, że żadne zadanie nie zostanie dobrze wykonane, jeśli nie będzie precyzyjnie określone. Na początku należy więc dobrze przemyśleć pomysł, ustalić cele oraz sposoby ich realizacji, a następnie dopasować deadline’y. Mając już w pełni przygotowany harmonogram, można ruszać dalej.

fot. Weranda Catering
fot. Weranda Catering

Po drugie: dobrze dobrany zespół

Bez dobrze zorganizowanego, sprawnego zespołu trudno osiągnąć zadowalające rezultaty. Trafnie dobrane grono specjalistów jest pierwszym krokiem do sukcesu, ale tylko wtedy, gdy nad jego pracą czuwa odpowiedzialny lider. Każdy z członków grupy powinien otrzymać precyzyjnie określone wytyczne, których wdrożenie powinno być na bieżąco kontrolowane przez osobę zarządzającą projektem.

Warto wspomnieć też o tym, że niesamowicie ważna jest pozytywna energia i poczucie wspólnego celu. Należy więc dbać o to, aby nie powstawały konflikty i spory, a gdy już powstaną – aby szybko je rozwiązywać. To ważne, by każdy uczestnik przedsięwzięcia czuł się ważny i potrzebny, bo tylko wtedy grupa będzie w pełni wydajna.

Po trzecie: dbałość o szczegóły

Trudno wymienić wszystkie czynniki, składające się na dobry event, ale jest kilka takich, które są wręcz najważniejsze – bez wątpienia należy zaliczyć do nich wysokiej jakości obsługę cateringową, np. catering dla firm w Poznaniu oferowany przez Weranda Catering&Events. Jedzenie musi być smaczne i nie może zabraknąć go na stołach, ponieważ jest to jeden z pierwszych elementów, podlegających ocenie gości. Jeżeli przygotowane dania i przekąski będą smaczne, całe wydarzenie będzie miło wspominane.

fot. Weranda Catering
fot. Weranda Catering

Drugim aspektem, nad którym należy się pochylić, jest muzyka – nie powinna być ona nachalna, lecz powinna umilać czas, towarzyszyć uczestnikom wydarzenia i wprowadzać ich w pozytywny nastrój. Nie zapominajmy, że ma być nie tylko profesjonalnie, ale również sympatycznie. Zadaniem tła muzycznego jest rozładowanie atmosfery i rozluźnienie zaproszonych osób, choć oczywiście nie może wysuwać się ono na pierwszy plan. Na koniec warto zadbać o to, aby każdy z gości otrzymał na pożegnanie drobny upominek, na przykład firmowy gadżet. Takie gesty zawsze są doceniane i świadczą o dobrych intencjach gospodarzy.

Podsumujmy: każdy event powinien być organizowany w oparciu o szczegółowy plan, nad realizacją którego czuwa grono dobrze dobranych specjalistów. Mając wokół siebie ludzi, pracujących według określonych ustaleń, łatwiej będzie osiągnąć sukces. Na sukces ten składają się również szczegóły, o których nie można zapominać, ponieważ wskazują one na nasz szacunek do zaproszonych gości. Stosowanie tych wskazówek na pewno pomoże osiągnąć wyznaczone cele.

+ Brak komentarzy

Dodaj